Penyimpanan Arsip Dalam Bentuk Digital

gambar hardisk di dalamnya

Arsip yang disimpan dalam periode lama akan mengalami kerusakan dengan sendirinya meskipun diberikan perawatan dan restorasi dengan maksimal, karena setiap bahan dari material arsip memiliki umur tersendiri yang menyebabkan materi pembawa informasi tersebut rusak atau hilang.

Upaya-upaya yang dilakukan oleh peneliti dalam melakukan pencegahan hilangnya informasi yang dimiliki oleh arsip telah dikembangkan dengan cara alih media, baik alih media dalam bentuk analog seperti pembuatan microfilm, maupun ke bentuk digital yang memerlukan alat komputasi.

Data digital yang dapat dijadikan arsip digital yang dimaksud merupakan data yang dapat disimpan di transmisikan dalam bentuk terputus-putus, atau dalam bentuk kode-kode biner yang dapat dibuka, dibuat atau dihapus dengan alat komputasi yang dapat membaca atau mengolah data dalam bentuk biner. Sehingga hasil olahan data tersebut dapat dibuka dalam media.

Data-data yang dapat diolah dengan bentuk digital dapat berupa gambar, suara, video maupun data-data tulisan atau yang lainnya yang dapat dijadikan sebuah data dalam bentuk binary, sehingga dapat diolah dalam program komputasi dan disimpan dalam media penyimpanan data digital.

Media yang dapat menyimpan data digital memiliki bentuk yang berbeda dengan fisik arsip aslinya, media tersebut tidak dapat dibaca langsung tanpa menggunakan alat bantu pembaca media digital seperti komputer atau yang lainnya. Diantara media pembawa data digital yang saat ini populer ialah; cakram optic, cakram magnetis atau yang dikenal dengan harddisk drive (HDD), kartu penyimpanan, SSD atau bentuk lainnya. Namun yang umum digunakan dalam penyimpanan digital saat ini ialah menggunakan hardisk, karena memiliki kapasitas yang besar, harga yang relatif murah, daya tahan yang cukup baik serta dapat diintegrasikan ke dalam sistem server dalam alat komputasi.

Perkembangan teknologi kearsipan telah membawa arsip ke dalam dunia baru yang memudahkan penyimpanan arsip berkembang mengikuti trend teknologi terkini. Sehingga jumlah kapasitas, daya tahan dan harga menjadi sebuah pertimbangan serius untuk melakukan pemilihan hardware penyimpanan data arsip digital.

Dari perkembangan media penyimpanan arsip digital yang sangat cepat tersebut. Timbul sebuah pertanyaan serius mengenai kapan waktu yang tepat untuk mengalih mediakan arsip, atau melakukan pembelilan alat penyimpanan media digital. Hal ini juga menjadi pertanyaan saya ketika saat berkuliah mata kuliah ini dengan Ibu Nina Mayesti.

Menurut Ibu Nina, waktu yang terbaik untuk melakukan digitalisasi arsip bergantung kepada ketahanan bahan arsip. Ketika bahan arsip masih bagus dan diprediksi dapat bertahan selama beberapa tahun, sebaiknya tidak perlu terburu-buru untuk mengalihmediakan arsip, karena setiap tahunnya harga media penyimpanan selalu turun mengikuti harga pasaran. Contohnya harga media penyimpanan Hardisk yang pada tahun 2006 untuk kapasitas 80 Gigabyte seharga 600.000 Rupiah, di tahun 2008 Hardisk 80 Gigabyte hanya dihargai kurang dari 300.000 Rupiah, begitupula dengan media penyimpanan lainnya seperti Flashdrive, Memory Card, dll.

Tetapi pada satu kasus ketika bulan November 2011 lalu terjadi banjir besar di Thailand yang sempat menghentikan pabrik-pabrik hardisk milik perusahaan komputasi besar seperti Maxtor, Seagate dan Samsung pada saat itu menyebabkan harga media penyimpanan dalam bentuk hardisk melonjak lebih dari 100%. Jika terjadi hal seperti itu seharusnya

Dengan melakukan alihmedia di waktu yang tepat dan pemilihan media yang tepat, Arsiparis tentunya dapat menghemat anggaran dan jumlah kapasitas kemampuan penyimpanan media penyimpanan digital.

Namun penentuan kapan waktu untuk melakukan alih media harus tepat, atau bisa juga disebut lebih baik terlalu cepat dibanding terlalu lambat. Karena jika terlalu lambat, bahan arsip yang rusak dapat menghilangkan nilai informasi yang terkandung di dalamnya. Sedangkan jika kita terlalu cepat untuk melakukan alih media kerugian arsiparis hanya sebatas keuangan dan segi perkembangan hardware.

Contoh kasus yang terjadi pada Nasa yang kehilangan arsip perjalanan ke bulan karena rekod yang terekam di tahun 1969 namun mengalami banyak kerusakan pada saat akan dilakukan alih media yang menyebabkan beberapa arsip yang tidak dapat direstorasi hilang begitu saja. Dari pelajaran rusaknya arsip tersebut, mulailah Nasa melakukan alih media besar-besaran terhadap arsip-arsip mereka ke dalam bentuk digital.

Dari kasus dan penjabaran yang disampaikan Ibu Nina, saya dapat mengambil kesimpulan bahwa alih media arsip ke dalam bentuk digital harus dilakukan secara bijaksana, sehingga arsiparis dapat menyelamatkan arsip dan menghemat anggaran dan kemampuan media penyimpanan.

Lain lagi menurut Bapak Ari Nugraha, menurutnya ketika seorang arsiparis menentukan bahwa ia harus melakukan alih media ke dalam bentuk digital, hal yang patut disadari oleh arsiparis bahwa dengan melakukan alih media ke bentuk digital sebenarnya ia memindahkan arsip ke dalam media yang lebih rawan, tidak hanya rawan rusak dan hilang, namun untuk arsip-arsip yang memiliki nilai privasi tinggi rawan dicuri melalui jaringan komputer. Oleh karena itu dalam melakukan alih media ke dalam bentuk digital, arsiparis harus memahami resiko-resiko yang dapat terjadi dan memilih lokasi, bahan dan strategi yang tepat untuk melakukan alih media arsip ke dalam bentuk digital.

Pencurian data arsip digital menjadi hal yang sangat sensitif. Terutama ketika media penyimpanan disimpan dalam media yang langsung terpasang pada server atau jaringan komputer yang terhubung dengan jaringan internet. Terutama arsip-arsip yang masuk kategori rahasia negara, perbankan dan rencana organisasi yang menyangkut kepentingan organisasi ke depannya. Agar data lebih aman, sebaiknya arsip digital yang memiliki nilai privasi tinggi tidak disimpan di media penyimpanan yang terpasang pada server.

Meskipun rawan pencurian data, dengan arsip yang telah dilakukan alih media arsip ke dalam bentuk digital lebih mudah untuk disebarluaskan. Misalkan dalam suatu organisasi ada staff yang membutuhkan arsip, arsiparis dapat mengirimkan arsip melalui surat elektronik maupun jaringan komputer intranet kantor. Cara ini selain hemat waktu juga menghemat tenaga arsiparis karena tidak perlu mencari arsip melalui rak-rak arsip.

Sebenarnya banyak kemudahan yang diberikan ketika arsip telah disimpan dalam bentuk digital. Namun jika prosesnya tidak diiringi dengan bijaksana dan tidak adanya pengetahuan yang cukup dari pustakawan akan menjadi senjata makan tuan bagi si arsiparis sendiri.

Advertisements

One thought on “Penyimpanan Arsip Dalam Bentuk Digital

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s